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Steuern und verwalten Sie alle Prozesse in nur einer Plattform.

Mit unseren drei Modulen können Sie Ihr Besuchermanagement vollständig automatisieren. Dazu haben wir alle Services bequem und zentral für Sie an nur einem Ort gebündelt, unserer essentry Plattform.

Visitor Manager

Der essentry Visitor Manager hilft Ihnen jedes Event rund um den Besuch zu planen und zu steuern – von der Einladung bis hin zum Check-out. Behalten Sie zu jedem Zeitpunkt den Besucherstatus im Überblick.

Self Check-in und Check-out

Ein intuitiver Prozess ermöglicht das schnelle und einfache Ein- und Auschecken Ihres Gastes.

Benutzerdefinierte Anpassungen

Passen Sie mit dem Visitor Manager Prozesse an Ihre Bedürfnisse individuell an.

Besucherverwaltung

E-Mail-Einladungen

Fügen Sie Ihr Logo, Standortangaben, Gastgeberinformationen, benutzerdefinierte Texte, Meeting Details usw. ein.

Gruppen-Import

Importieren und verwalten Sie Daten aus Excel (.xls) für größere Besuchergruppen.

Multi-Tenant

Richten Sie verschiedene Mieter für einen Standort ein, einschließlich individueller Layouts und Brandings.

Adressbuch

Profile früherer Besucher können gespeichert und einfach wieder eingeladen werden.

Massen Aktionen

Gruppieren Sie Check-ins, duplizieren und löschen Sie mehrere Besucher gleichzeitig. Drucken Sie mehrere Badges mit einem Klick.

Antwort-Button

Gastgeber können unkompliziert und schnell eine Rückmeldung an den Empfang senden, falls sie noch nicht bereit für die Abholung des Gastes sind.

Mitarbeiter-Modus

Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern vor Beginn Ihres Arbeitstages regelmäßige Sicherheitsschulungen oder Körpertemperaturmessungen durch einen voll automatisierten Prozess.

Veranstaltungsmodus

Laden Sie große Gruppen durch Bulk-Upload-Funktionen ein und nutzen Sie essentry als Ihr Event-Management-System. Analysieren Sie die Dauer der Besucheraufenthalte und überprüfen Sie No-Shows.

Unbegrenzte Besucher

Laden Sie so viele Gäste ein, wie Sie möchten. Die Anzahl der Besucher ist unbegrenzt.

Unbegrenzte Hosts

Ihr Admin kann die Liste der autorisierten Hosts (Benutzer) aus einem Excel-Dokument hochladen oder direkt aus Azure AD importieren. Jeder Mitarbeiter hat sein eigenes Konto ohne Einschränkungen.

Benutzerdefinierte Anpassung

Prozess- & Workflow-Designer

Passen Sie den Check-in und Check-out nach Besuchertyp, Standortregeln usw. individuell an.

Benutzerdefinierte Konfiguration

Definieren Sie, welche Besucher an einem bestimmten Standort eine Genehmigung durch einen Verantwortlichen (Rezeption, Sicherheit) benötigen.

Unbegrenzte Anzahl von Self-Service-Terminals

Verwalten Sie eine unbegrenzte Anzahl von Self-Service-Terminals an mehreren Standorten von einem Konto aus.

Ausweise aus dem Dashboard drucken

Drucken Sie Besucherausweise direkt aus dem Dashboard mit nur einem Klick.

Standortübersichten

Nutzen Sie essentry um eine Übersicht über all Ihre Standorte auf einmal (Super-Admin) zu erstellen.

Terminal-Branding

Aktualisieren Sie das Branding Ihres Empfangsbereichs, indem Sie Ihr Logo, Ihr Hintergrundbild und Ihre Tastenfarben hinzufügen.

Benutzerdefinierte Ausweise

Die Kiosk-Lösung erlaubt eine Anpassung Ihrer Ausweise und RFID-Zutrittskarten für verschiedene Benutzergruppen. Geben Sie RFID-Zutrittskarten automatisch nach einem erfolgreichen Check-in-Vorgang aus. Bei der Tablet-Lösung ist eine Papier Badge Ausgabe möglich.

Mehrere Sprachen

essentry unterstützt Mehrsprachigkeit.

Compliance Manager

Der essentry Compliance Manger hilft Ihnen DSGVO- und industrie-spezifische Regulatorik umzusetzen. Rechte- und Rollenkonzepte sind dabei individuell anpassbar und erhöhen Compliance-Standards.

Datenschutz

essentry ermöglicht den Betrieb eines hocheffizienten Besuchermanagement-
systems und die gleichzeitige Einhaltung der DSGVO-Standards.

Compliance & Audit

essentry bietet spezielle Funktionen, die die Erstellung von Audit-Trails unterstützen und versetzt Sie in die Lage, schnell auf Compliance- oder versicherungsbezogene Anfragen zu reagieren.

Datenschutz

Individuelle Richtlinien zur Datenspeicherung und -löschung

Sie definieren individuelle Datenaufbewahrungsfristen.

Granulare Benutzerrechte

Fünf verschiedene Benutzertypen ermöglichen ein abgestuftes Rollenkonzept.

Erweiterte Datenschutzrechte

Benutzergruppen haben unterschiedlich vordefinierte Rechte und nur, nach Bedarf, einen eingeschränkten Zugriff auf andere Benutzerprofile.

Check-in-Benachrichtigungen

Gastgeber erhalten Benachrichtigungen, nachdem Besucher erfolgreich eingecheckt haben. Benachrichtigungen können per E-Mail, Textnachricht und über verschiedene Messenger gesendet werden.

Vertrauliche Besucheranzeige

Besuchernamen werden am Terminal nicht angezeigt.

Check-out-Erinnerungen

Übersicht über alle Gäste, die nicht ausgecheckt haben.

Privates Adressbuch

Benutzer können ihre eigenen Kontakte speichern, um die Privatsphäre Ihrer Besucher zu gewährleisten.

Auf allen Plattformen nutzbar

Loggen Sie sich von jedem Gerät aus in Ihr Konto ein. Das essentry Dashboard ist eine browserbasierte App.

Mehrere Admin-Konten

Unbegrenzte Anzahl von Admins an Ihrem Standort und weltweit.

Hinzufügen von Mitarbeitern aus einem beliebigen Verzeichnis

Administratoren können zwischen dem Bulk-Upload von Mitarbeitern oder dem manuellen Hinzufügen aus einem beliebigen Verzeichnis wählen.

Verwalten Sie Ihre Bürostandorte

Verwalten Sie Ihre lokalen Standorte über lokale Admin-Konten und Super-Admin-Konten.

Analytics

Analyse-Dashboard mit Daten zum Besuchervolumen und standortspezifischen Einblicken.

Terminal-Status

Der Terminal meldet Ausfallzeiten in Echtzeit an den Verantwortlichen vor Ort.

Assistenten-Benachrichtigungen

Ermöglichen Sie die Weiterleitung Ihrer Check-in Benachrichtigungen an ausgesuchte Nutzer.

Benachrichtigungen über abwesende Gastgeber

Erhalten Sie Benachrichtigungen über bevorstehende Besuche, bei denen Ihr Gastgeber am Standort abwesend ist.

Anpassbares Reporting

Erweitern Sie Ihre Analysemöglichkeiten mit maßgeschneiderten Berichten und Dashboards von essentry.

Beispiele

Hinweis auf die Datenschutzerklärung in der Einladungs-E-Mail

Hinweis auf die Datenschutzerklärung beim Online-Check-in

Einwilligungserklärung des Gastes

Kundenspezifische Datenschutzerklärung

Audit, Überwachung, Alarme & Analysen

Besuchsexporte

Erzeugen Sie Excel-Exporte Ihrer Besucher und laden Sie diese herunter.

Gästefreigabe

Gastgeber können unerwartete Besucher mit einem Klick genehmigen.

Sicherheitsanweisungen am Terminal

Bieten Sie Sicherheitseinweisungen über den Terminal an, um Gesundheits- und Sicherheitsunterweisungen effizient zu gestalten.

Unterzeichnung von Vereinbarungen

Beim Check-in können die Besucher Dokumente unterschreiben. Diese können bspw. als PDFs online gespeichert werden.

Standardvorlagen für Vereinbarungen

Wenn Sie möchten, können Sie unsere Vorlagen für Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDA) nutzen und bereitstellen.

Gültigkeit von Vereinbarungen

Legen Sie eine Gültigkeitsdauer für Vereinbarungen wie NDAs fest, damit wiederkehrende Besucher nicht den gesamten Check-in-Prozess wiederholen müssen.

Integration Manager

Lassen Sie sich von uns dabei unterstützen, essentry in Ihre bestehenden Prozesse und IT-Systeme zu integrieren - von Zutrittskontrollsystemen und Verzeichnisdiensten bis hin zu Kommunikationssystemen.

Zutrittskontrollsysteme

Tyco | Software House

Tyco ist ein Zutrittskontrollsystem, das von Software House entwickelt wurde und Einrichtungen mit ihren Sicherheits- und Eventmanagement-Technologien ausstattet.

Lenel OnGuard

Integrieren Sie Lenel, um Badges zuzuweisen, Zugriffsebenen einzurichten und Badges für die zukünftige Wiederverwendung freizugeben.

Nedap AEOS

Nedap bietet die Grundlage für jede Anwendung mit physischer Zutrittskontrolle.

G4S

G4S entwickelt Hard- und Softwaresysteme, um alles zu sichern - von Ihrem lokalen Geschäft bis zum Schutz einiger der höchsten Sicherheitseinrichtungen der Welt.

Paxton Net2

Net2 Access Control ist ein IP-Zutrittskontrollsystem von Paxton, Entwickler und Hersteller von Türöffnungs- und Gebäudeintelligenzsystemen.

Verzeichnisdienste

Azure AD

Azure Active Directory (Azure AD) ist der mandantenfähige, Cloud-basierte Verzeichnis- und Identitätsverwaltungsdienst von Microsoft, der zentrale Verzeichnisdienste, Anwendungszugriffsverwaltung und Identitätsschutz in einer einzigen Lösung vereint.

Microsoft AD FS

Active Directory Federation Services (AD FS) ist eine von Microsoft entwickelte Softwarekomponente, die Benutzern einen Single-Sign-On-Zugang (SSO) zu Systemen und Anwendungen ermöglicht, die sich über Organisationsgrenzen hinweg befinden.

Google Workspace

Google Workspace ist eine Gruppe von Cloud-Computing-, Produktivitäts- und Zusammenarbeits-Tools, Software und anderen Produkten, die von Google entwickelt wurden.

Kalender

MS Outlook

Microsoft Outlook ist eine Unified-Communications-Plattform, die persistenten Arbeitsplatz-Chat, Video-Meetings, Dateiablage und Anwendungsintegration kombiniert.

Google

Dank der generischen Kalenderintegration kann jeder aus Ihrer Organisation Einladungen direkt aus seinem Kalender erstellen. Kompatibel mit den meisten Marktlösungen (Outlook, Google Calendar, Apple Calendar, etc.), ermöglicht es die Vorregistrierung der Besucher auf schnelle und einfache Weise.

Salesforce

Halten Sie sich an Ihre bereits etablierten Prozesse und laden Sie Besucher über Ihre Salesforce-Plattform ein - dank der essentry-Salesforce-Integration.

Benachrichtigung

E-Mail

Bleiben Sie auf dem Laufenden über die Ankunft oder das Auschecken von Besuchern - alles über Ihren vorhandenen E-Mail-Client.

MS Teams

Microsoft Teams ist eine Unified-Communications-Plattform, die persistenten Arbeitsplatz-Chat, Video-Meetings, Dateiablage und Anwendungsintegration kombiniert. Bleiben Sie über die Ankunft des Besuchers informiert oder checken Sie Besucher aus - alles mit einem Klick auf Microsoft Teams.

Slack

Slack ist eine Team-Messaging-Plattform die Sie über die Ankunft der Besucher informiert oder checken Sie Besucher aus - alles mit einem Klick aus Slack.

System-Sicherheit

Plattform-Sicherheit

essentry basiert auf Best-in-Class-Cloud-Services. Diese Dienste werden von Cloud-Experten konfiguriert. So gewährleisteten wir ein extrem hohes Maß an Sicherheit und minimieren das Risiko von Konfigurationsfehlern.

Plattform-Architektur

Hochsichere Infrastruktur auf Enterprise-Niveau

Infrastruktur auf Enterprise-Niveau.

essentry ist ISO 27001 auf der Basis von BSI IT-Grundschutz zertifiziert (BSI-IGZ-0459-2021).
Die essentry-Server werden in SOC 2 Typ II und ISO 27001 zertifizierten Einrichtungen in der Region Frankfurt (Deutschland) gehostet.

Unsere Rechenzentrumseinrichtungen sind mit einem Perimeter aus mehrstufigen Sicherheitszonen, 24/7 bemannten Sicherheitskräften und CCTV-Videoüberwachung gesichert. Sie sind durch Multi-Faktor-Identifikation mit biometrischer Zutrittskontrolle, physischen Schlössern und Alarmsystemen für den Fall von Sicherheitsverletzungen gesichert.

Hohe Verfügbarkeit.

essentry bietet einen hochverfügbaren Service. Sollte ein Vorfall eintreten, haben wir umfassende Verfahren zur Reaktion auf Vorfälle und zur Benachrichtigung von Kunden eingerichtet. Wir verfügen über ein 24/7-Service-Center und bieten einen Vor-Ort-Service für Hardware-Probleme mit einer Verfügbarkeit von 24x7x4 Stunden.

Datenverschlüsselung.

Die Kommunikation zwischen dem Benutzer und den essentry-Servern wird gemäß den Best Practices der Branche verschlüsselt: HTTPS und Transport Layer Security (TLS) über öffentliche Netzwerke. Die SSL-Labors von Qualys haben unsere Server mit Level A+ bewertet. Zusätzlich wird bei der Nutzung unseres Windows-Kiosks der gesamte Netzwerkverkehr über unser IPSec-VPN geleitet. Die Festplatten aller Server sind nach AES-256 verschlüsselt.

Penetrationstests durch Dritte.

Zusätzlich zu unserem umfangreichen internen Scan- und Testprogramm werden Penetrationstests von ausgewählten Dienstleistern durchgeführt. essentry beauftragt Sicherheitsexperten von Drittanbietern mit der jährlichen Durchführung eines gründlichen Penetrationstests für das gesamte essentry-Serviceangebot.

Privacy-by-Design

Compliance standards

Bei essentry hat der Datenschutz Priorität. Wir schätzen das Vertrauen unserer Kunden und stellen sicher, dass ihre Besucherdaten geschützt sind.
Unser Commitment zur Wahrung der Privatsphäre demonstrieren wir sowohl in unserem Prozess, als auch im technischen Anwendungsdesign. Wir verfolgen eine systematische Privacy-by-Design-Strategie.

Etablierte und oftmals manuelle Prozesse

Unzureichende Überprüfung des Identitätsdokuments (ID)

Das menschliche Auge ist nicht in der Lage, Ausweise aus verschiedenen Ländern zu verifizieren und auf alle wichtigen Sicherheitsmerkmale zu überprüfen. Außerdem ist es keine angenehme Erfahrung, den eigenen Ausweis einer anderen Person zur Überprüfung aushändigen zu müssen.

Manueller Gesichtsabgleich

Das menschliche Auge ist bei der Durchführung von Gesichtsabgleichen wesentlich fehleranfälliger als computerbasierte Algorithmen.

Manuelle Datenverarbeitung und intransparente Löschfristen

Typischerweise werden Besucherdaten in mehreren Systemen oder Papierlogbüchern dokumentiert und gemeinsam genutzt, auf die mehrere Personen Zugriff haben. Die Aufbewahrungs- und Löschfristen dieser Systeme sind oft weder transparent noch werden sie durchgesetzt.

Intransparente Datenschutzrichtlinien und Einwilligungserklärung

Wenn überhaupt, werden die Datenschutzhinweise in der Regel nur auf Papier angezeigt (kleine Schrift und/oder Rückseite). Zudem wird die Einwilligung der Benutzer oftmals nicht eingeholt oder nicht zentral gespeichert und ist somit nicht nachvollziehbar (z. B. für Audits).

Was essentry leistet

Lokale Verifizierung des Ausweises (ID)

Um Ausweise akkurat zu verifizieren, macht der essentry Kiosk drei Bilder mit verschiedenen Lichtquellen, um zu prüfen, ob das Dokument alle Sicherheitsmerkmale aufweist. Die Bilder werden nach der Verifizierung sofort gelöscht.

1:1 Gesichtsabgleich

essentry gleicht das Bild der Person auf dem Ausweis nur mit dem Bild der Person vor dem Kiosk ab. Um diesen Abgleich mit höchster Genauigkeit durchzuführen, setzen wir auf erprobte Algorithmen.

Erweiterte Datenschutz-rechte und transparente Löschfristen

essentry ist auf die Bedürfnisse seiner Kunden zugeschnitten und verfügt über Mechanismen, die nur autorisierten Personen den Zugriff auf die notwendigen Informationen erlauben (Need-to-Know). Die Plattform von essentry bietet jederzeit einen transparenten Überblick über die Aufbewahrungsfristen und Löschregeln.

Klare Datenschutzerklärung und Einwilligung der Benutzer

essentry zeigt dem Benutzer bei mehreren Gelegenheiten während des Prozesses die kundenspezifische Datenschutzerklärung an. Beispielsweise enthält die Einladungs-E-Mail einen Link zur Datenschutzerklärung. Beim Check-in am Terminal erfolgt die Einwilligung zur Datenverarbeitung direkt durch den Gast, bevor sensible Daten am Terminal verarbeitet werden.

Was essentry nicht macht

Verifizierung des Ausweises (ID) in der Cloud

essentry speichert keine Bilder der vollständigen ID in seinen Datensätzen - weder lokal noch in der Cloud. Die Überprüfung des Ausweises findet nur lokal statt. Zur Authentifizierung wird nur das Bild der Person auf dem Ausweis mit dem Bild der Person vor dem Kiosk abgeglichen.

1:n Gesichtserkennung

essentry beschränkt sich in seiner Funktionalität auf den 1:1-Abgleich. Ein Abgleich von Ausweisdokument oder Foto mit einer Vielzahl von Bildern in bspw. einer größeren Datenbank (1:n-Abgleich) erfolgt nicht.

Gleiche Datenschutzrechte für alle und unbegrenzte Datenspeicherung

Bei essentry ist der Informationszugriff auf Grundlage der zugewiesenen Berechtigungen beschränkt. essentry unterstützt in seinem Prozessdesign Unternehmen in der Durchsetzung und Einhaltung der DSGVO-Datenschutzbestimmungen, einschließlich transparenter Löschfristen.

Verarbeitung von sensiblen Daten ohne erteilte Einwilligung

essentry verarbeitet zu keinem Zeitpunkt sensible Daten vor der Einwilligung. Erst nachdem der Nutzer die Einwilligung erteilt hat, leiten wir den Verifizierungsprozess ein.

Wie können wir Ihnen helfen? Wenn Sie Fragen haben, nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf.